مرحلة التنفيذ

بشكل عام يتم تنفيذ تطبيق النظام على مرحلتين:

• مرحلة تيسير التجارة التي يتم خلالها تنسيق الإجراءات الجمركية والوثائق والرموز وتكييف البرامج مع احتياجات البلد
• مرحلة التنفيذ يتم خلالها:
  1. تركيب المعدات
  2. يتم إجراء تعديلات تتعلق بتنظيم العمل والتكوين التقني وآليات تبادل المعلومات
  3. يعقد الأونكتاد دورات تدريبية لموظفي الجمارك الوطنيين ومجتمع التجارة المحلي
  4. يتم عقد حلقات اختبار لضمان سير النظام بشكل سلس
  5. يتم تقديم النظام المؤتمت النهائي

مساعدة ما بعد التثبيت

بمجرد تثبيت النظام يواصل الأونكتاد تقديم المساعدة في صيانة البرامج وتوفير تحديثات النظام.

ادارة مشروع

عام

لضمان وصول المشروع إلى أهدافه بطريقة فعالة، يلزم وجود هيكل تنظيمي واضح وعملي. وهو يتبع إطار الإدارة المنطقية الموصف في كل مشروع أسيكود, ومبادئه هي:

• قيادة واضحة
• تفويض سلطة محددة جيدا
• تحديد المسؤوليات بوضوح
• الشفافية لجميع الكيانات المعنية
• التخطيط والمراقبة الثابتين
• القيادة الحازمة

سيكون لدى إدارة الجمارك رقابة شاملة على إدارة المشروع وكذلك تترأس أيضًا اللجنة التوجيهية للمشروع. ستعين الجمارك مدير وطني للمشروع مسؤول عن التشغيل اليومي. سيقدم خبراء الأونكتاد المشورة إلى المدير ويساعدوه.

ستنفذ الأنشطة التي تحقّق المراحل والمعالم وأهداف المشروع من قبل مجموعات العمل التالية: الفريق التقني وفريق تطوير التطبيق وفريق وظيفي.

ستقوم الكيانات التالية بالمهام المختلفة وسيتم تأكيد المسؤوليات المعنية في بداية العملية.

الكيانات التنظيمية

اللجنة التوجيهية

تضم عادة اللجنة التوجيهية: المدير العام للجمارك ومدير المشروع الوطني وممثل (ممثلي) المانحين والأونكتاد. قد يتم اختيار ممثلي الإدارات الحكومية الأخرى المهتمة بمكونات محددة من المشروع وعلى سبيل المثال: وزارات المالية والصناعة والتجارة ومكتب الإحصاء المركزي حسب الضرورة.

يتمثل تفويض المجموعة في:

• توفير القيادة الشاملة وتوجيه المشروع
• اتخاذ قرارات العمل الاستراتيجية
• توفير السلطة المالية
• مراقبة تقدم المشروع على فترات منتظمة
• ضمان التنسيق بين جميع الأطراف المعنية

المدير الوطني للمشروع

منصب مدير المشروع الوطني هو مسؤولية بدوام كامل. يتم اختيار المدير من إدارة الجمارك ويعين من قبل المدير العام. سيكون المسؤول عن القرارات التشغيلية والاتصال المؤسساتي والتخطيط الاستراتيجي. سيتحمل المسؤولية اليومية لإدارة المشروع في كل مرحلة. سيكون من الضروري تحديد الصلاحيات والسلطات المفوضة له لاتخاذ القرار بشأن القضايا التشغيلية فيما يتعلق بلجنة التوجيه.

وحدة دعم المشروع (PSU)

ستقدم هذه الوحدة الدعم اليومي للمدير الوطني للمشروع. تشمل مسؤولياتها ما يلي:

• تأمين التواصل على جميع المستويات بين فريق المشروع والمستخدمين النهائيين في إدارة الجمارك والوزارات الأخرى والقطاع الخاص… إلخ.
• الوظائف الإدارية فيما يتعلق بموارد إدارة الجمارك والموازنات والتقارير… إلخ

يوصى بأن تتحمل وحدة دعم المشروع المسؤولية عن وظيفة ضمان الجودة الأساسية للمشروع، بالاعتماد على مساهمات الأونكتاد وإدارة الجمارك، التقنيّين والإجرائيّين، حسب الاقتضاء. هذا يضمن السلامة التقنية للمنتج النهائي وتلبية الاحتياجات الوظيفيّة للمستخدمين من خلال مخرجات النظام مع احترام الجدول الزمني.

الأونكتاد

يشارك الأونكتاد في اللجنة التوجيهية ويقدم مساهمته للمدير الوطني للمشروع وهو مسؤول عن مخرجاته الداخلية أو الخارجية.

تهدف الخدمات الشاملة المتعلقة بالتخطيط والتنسيق والرصد التي يقدمها الأونكتاد، إلى التقييم المستمر لنزاهة الأعمال من الناحية الإجرائيّة والتقنيّة، وضمان تهيئة الظروف العامة لاستمرارية المشروع وربحيته على المدى الطويل مع المحافظة عليها.

الفريق التقني

سيقوم الفريق التقني بتصميم وتنفيذ الأجزاء التقنيّة للنظام. سيقدمون الدعم التقني الشامل للمشروع والخطط التفصيلية لتركيب الأجهزة لجميع المواقع، بالإضافة إلى إعداد وتقديم جميع الوثائق التقنيّة والتدريب الخاص لموظفي المشغل. وسيتألف الفريق من موظفين من الأونكتاد وإدارة الجمارك ويساعدهم عند الاقتضاء شركاء محليون.

فريق تطوير التطبيقات

فريق تطوير التطبيقات مسؤول عن تطوير أي تطبيق خاص بإدارة الجمارك بناءً على حزمة أسيكودا العالمي الأساسية. سيقومون بتنفيذ جميع المهام المتعلقة بتطوير برمجيات التطبيقات الإضافية. كما سيضمنون التواصل بين الجمارك والأنظمة الإحصائية بالإضافة إلى إنتاج مخرجات المعلومات الإدارية التي تطلبها إدارة الجمارك. وسيتألف الفريق من موظفين من الأونكتاد وإدارة الجمارك.

الفريق الوظيفي

سيضم الفريق الوظيفيموظفين من إدارة الجمارك ومستشار جمركي من الأونكتاد. وستتمثل مهمته الأولية في المشاركة في إعادة هندسة الإجراءات الجمركية. سيكون الفريق بعد ذلك مسؤولاً عن إعداد أدلة المستخدم ومواد التدريب. سيكونون مسؤولين عن تصميم برنامج تدريب المستخدم وتدريب المدربين الأساسيين للجمارك. ستشمل المهام فيما بعد إعداد بيانات الاختبار تولي اختبارات النظام.

تطوير الأنظمة والتغييرات والتحسينات

نتيجة للتغييرات في الالتزامات الدولية أو الصعوبات التشغيلية التي تمت مواجهتها فقد تظهر طلبات لتحسين النظام أو إدخال تغيرات عليه. قد تشمل هذه الطلبات، تعديلات مقترحة على النظام الحالي، أو تعريف واجهات النظام، أو تكامل الحلول البرمجية البديلة لتطبيقات معينة.

سينفذ الأونكتاد وبالتنسيق الوثيق مع إدارة الجمارك جميع هذه التغييرات التي وافقت عليها اللجنة التوجيهية، إما أثناء المشروع التجريبي أو قبل مرحلة إطلاق النظام.

أدوات وخطط عمل المشروع

سيتم تطوير خطة عمل مفصلة في البداية باستخدام برنامج “Microsoft Project”*. ستمكّن هذه الأداة الفريق الوطني للمشروع من جدولة المهام بكفاءة وإدارة الموارد ومراقبة أداء المشروع عن كثب. سيولد تقارير تمكن فريق المشروع من تحليل نتائج المدخلات المتأخرة. ولذلك فهي تعمل أيضًا كنظام إنذار مبكر يقلل من تجاوزات المشروع.

نقل مهارات إدارة المشروع إلى الجمارك

المشاركة الفعالة لموظفي إدارة الجمارك منذ، مستهل مرحلة تخطيط المشروع، تعد أمرًا حيويًا لتحديد أهداف واقعية وقابلة للتحقيق. سيألف موظفو الجمارك بحزمة برمجيّات Microsoft Project من خلال استخدامهم اليومي لها بالتعاون مع خبراء الأونكتاد. سيقوم خبراء الأونكتاد إلى جانب شركاء المشروع بنقل المهارات والمعرفة اللازمة كجزء من علاقة العمل اليومية.

* .أو حزمة مماثلة