Phase d’implémentation

L’implémentation du système s’effectue généralement en deux phases:

• Une phase de facilitation des échanges au cours de laquelle les procédures douanières, documents et codes sont harmonisés et le logiciel adapté aux besoins du pays
• Une phase de mise en œuvre au cours de laquelle:
  1. L’équipement est installé
  2. Des ajustements sont apportés concernant l’organisation du travail, la configuration technique et les mécanismes d’échange d’informations
  3. La CNUCED organise des sessions de formation pour le personnel douanier et les Opérateurs économiques
  4. Des sessions de test sont organisées pour s’assurer du bon fonctionnement du système
  5. Le système automatisé final est introduit

Assistance après installation

Une fois le système installé, la CNUCED continue d’aider à la maintenance du logiciel et fournit des mises à jour du système.

Gestion du Projet

Important

Pour s’assurer que le projet atteigne ses objectifs de manière efficace, une structure organisationnelle claire et dynamique est nécessaire. Il suit le cadre logique de gestion attribué à chaque projet SYDONIA dont les principes sont entre autres:

• Un leadership clair
• L’Autorité désignée bien définie
• Responsabilités clairement attribuées
• Transparence de toutes les entités impliquées
• Planification et suivi cohérents
• Contrôle rigoureux

La direction des douanes aura le contrôle global de la gestion du projet tout en présidant un groupe de pilotage du projet. La douane nommera un directeur national responsable de la gestion quotidienne du projet. Le directeur sera conseillé et assisté par des experts de la CNUCED.

Les activités menant à la réalisation des étapes, des jalons et des objectifs du projet seront réalisées par les groupes de travail suivants : l’équipe technique, l’équipe de développement d’applications et l’équipe fonctionnelle (représentant des utilisateurs finaux).

Les entités suivantes exécuteront les différentes tâches et les responsabilités respectives seront confirmées au début de l’opération.

Entités Organisationnelles

Comité de pilotage

Le comité de pilotage comprend généralement le directeur général des douanes, le directeur national du projet, le(s) représentant(s) des donateurs et la CNUCED. Des représentants d’autres services gouvernementaux ayant un intérêt dans des composantes spécifiques du projet, par exemple, les ministères des finances, de l’industrie et du commerce, et le bureau central des statistiques peuvent être associés en cas de nécessité.

Le mandat du groupe est de :

• Assurer le leadership au plus haut niveau et la direction du projet
• Prendre des décisions stratégiques en matière de commerce
• Assurer l’autorité financière
• Évaluer l’avancement du projet à intervalles réguliers
• Assurer la coordination de toutes les parties prenantes

Le Directeur National du Projet

Le poste de directeur national du projet est une responsabilité à temps plein. Le directeur est choisi au sein du service des douanes et nommé par le directeur général. Ils seront responsables des décisions opérationnelles, de la liaison institutionnelle et de la planification stratégique. Ils assumeront la responsabilité quotidienne de la gestion du projet à chaque étape. Il sera essentiel de définir leurs délégations de pouvoir et leur autorité dans la prise de décisions sur les questions opérationnelles par rapport à celles du groupe de pilotage.

La Cellule d’appui au Projet (CAP)

La CAP fournira un soutien quotidien au directeur national du projet. Ses responsabilités incluent:

• LA liaison à tous les niveaux entre l’équipe du projet, les utilisateurs potentiels dans le département des douanes, les autres ministères, le secteur privé, etc.
• Les fonctions administratives en relation avec les ressources du service des douanes, les budgets, les rapports, etc.

Il est recommandé que la CAP soit responsable de la fonction essentielle d’assurance qualité du projet, en s’appuyant sur les apports commerciaux et techniques de la CNUCED et du service des douanes, selon les besoins. Cela garantit l’intégrité technique du produit final et que les résultats attendus du système répondent aux besoins fonctionnels des utilisateurs dans les délais définis.

CNUCED

La CNUCED participe au groupe de pilotage, assiste le directeur national du projet et est responsable de ses propres livrables internes ou externes.

Les services généraux de planification, de coordination et de suivi de la CNUCED visent à évaluer en permanence l’intégrité commerciale et technique, en veillant à ce que les conditions générales de viabilité et de rentabilité à long terme des projets soient établies et maintenues.

L’Équipe Technique

L’équipe technique concevra et mettra en œuvre les composantes techniques du système. Ils fourniront un support technique global pour le projet et des plans détaillés d’installation du matériel dans tous les sites. Au même moment, ils prépareront et fourniront toute la documentation technique et assureront la formation appropriée au personnel opérationnel. L’équipe sera composée du personnel de la CNUCED et du service des douanes, assistés en tant que de besoin par des partenaires locaux.

L’équipe de développement d’application

L’équipe de développement d’applications est responsable du développement de toute application du service des douanes basée sur le noyau de SYDONIAWorld. Ils effectueront toutes les tâches liées au développement de logiciels supplémentaires. Ils assureront également l’interface entre les systèmes douanier et statistique ainsi que la production des informations de gestion nécessaires pour le département des douanes. L’équipe sera composée de personnel provenant de la CNUCED et du département des douanes.

L’équipe fonctionnelle

L’équipe Fonctionnelle comprendra du personnel du service des douanes et un consultant en douane de la CNUCED. Sa mission initiale sera de participer à la refonte des procédures douanières. L’équipe sera ensuite responsable de la préparation des manuels d’utilisation et du matériel de formation. Ils seront chargés de concevoir le programme de formation des utilisateurs et de former les principaux inspecteurs des douanes. D’autres tâches comprendront la préparation des données de test et la réalisation de tests de validation du système.

Développement des systèmes, Amendements et améliorations

À la suite de modifications des obligations internationales ou de difficultés opérationnelles rencontrées, des demandes d’amélioration ou de modification du système peuvent survenir. Celles-ci peuvent inclure des modifications proposées au système existant, la conception d’interfaces entre des systèmes ou l’intégration de solutions logicielles alternatives pour des applications particulières.

En étroite coordination avec le département des douanes, la CNUCED mettra en œuvre – soit pendant le projet pilote, soit avant la phase de déploiement du système – toutes les modifications approuvées par le groupe de pilotage.

Plans de travail et outils de projet

Un plan de travail détaillé sera élaboré dès le début à l’aide de Microsoft Project.* Cet outil permettra à l’équipe nationale de planifier efficacement les tâches, de gérer les ressources et de suivre de près les performances du projet. Il générera des rapports permettant à l’équipe d’analyser les conséquences causées par des retards de fournitures. Il sert également de système d’alerte précoce minimisant les dépassements de projet.

Transfert de Compétences à la douane en Gestion de Projet

Dès le début de la phase de planification du projet, la participation active du personnel du service des douanes est essentielle pour fixer des objectifs réalistes et atteignables. Le personnel douanier se familiarisera avec Microsoft Project grâce à son utilisation quotidienne, en coopération avec les experts de la CNUCED. Ces derniers, ainsi que les partenaires du projet, transféreront les compétences et le savoir-faire nécessaires grâce à la collaboration quotidienne en milieu de travail.

* ou un logiciel similaire.