Fase de Pré-Instalação

ASYCUDA é instalado a pedido dos governos dos países em desenvolvimento, com o apoio de especialistas da UNCTAD, quando os seguintes elementos tiverem sido executados ou estiverem implementados:

• Estudos no terreno realizados por especialistas da UNCTAD para assegurar que o ambiente (por exemplo, a situação política e a motivação do pessoal) é adequado à implementação do ASYCUDA
• Um acordo com as instituições governamentais relevantes relativo à instalação do sistema e à preparação de um documento de projeto de cooperação técnica
• Financiamento da assistência técnica assegurado* e respetivo documento assinado

* Os fundos necessários para complementar a contribuição nacional podem ser negociados através da UNCTAD.

Fase de Implementação

A implementação do sistema é geralmente realizada em duas fases:

• Uma fase de facilitação do comércio, durante a qual os procedimentos aduaneiros, documentos e códigos são harmonizados e o software é adaptado às necessidades do país
• Uma fase de implementação, durante a qual:
  1. O equipamento é instalado
  2. São efetuados ajustamentos relativamente à organização do trabalho, à configuração técnica e aos mecanismos de intercâmbio de informações
  3. A UNCTAD organiza sessões de formação para o pessoal aduaneiro e para os operadores económicos
  4. São organizadas sessões de testes para assegurar o correto funcionamento do sistema
  5. O sistema automatizado final é implementado

Assistência Pós-Instalação

Após a instalação do sistema, a UNCTAD continua a prestar assistência na manutenção do software e fornece atualizações do sistema.

Gestão do Projeto

Importante

Para garantir que o projeto alcance os seus objetivos de forma eficaz, é necessária uma estrutura organizacional clara e dinâmica. É seguido o quadro lógico de gestão atribuído a cada projeto ASYCUDA, cujos princípios incluem:

• Liderança clara
• Autoridade designada claramente definida
• Responsabilidades claramente atribuídas
• Transparência de todas as entidades envolvidas
• Planeamento e acompanhamento consistentes
• Controlo rigoroso

A direção das alfândegas terá o controlo geral da gestão do projeto, presidindo simultaneamente a um comité de direção do projeto. A administração aduaneira nomeará um diretor nacional responsável pela gestão diária do projeto. O diretor será aconselhado e apoiado por especialistas da UNCTAD.

As atividades destinadas a alcançar as etapas, marcos e objetivos do projeto serão realizadas pelas seguintes equipas de trabalho: a equipa técnica, a equipa de desenvolvimento de aplicações e a equipa funcional (representando os utilizadores finais).

As entidades seguintes executarão as diferentes tarefas e as respetivas responsabilidades serão confirmadas no início da operação.

Entidades Organizacionais

Comité de Direção

O comité de direção é geralmente composto pelo diretor-geral das alfândegas, pelo diretor nacional do projeto, pelo(s) representante(s) dos doadores e pela UNCTAD. Representantes de outros serviços governamentais com interesse em componentes específicos do projeto, por exemplo, os ministérios das finanças, da indústria e do comércio e o instituto central de estatística, podem ser envolvidos quando necessário.

O mandato do comité consiste em:

• Assegurar a liderança e a direção do projeto ao mais alto nível
• Tomar decisões estratégicas em matéria de comércio
• Assegurar a autoridade financeira
• Avaliar regularmente o progresso do projeto
• Assegurar a coordenação de todas as partes interessadas

O Diretor Nacional do Projeto

O cargo de diretor nacional do projeto é uma responsabilidade a tempo inteiro. O diretor é escolhido no seio da administração aduaneira e nomeado pelo diretor-geral. Será responsável pelas decisões operacionais, pela articulação institucional e pelo planeamento estratégico. Assumirá a responsabilidade diária pela gestão do projeto em cada fase. Será essencial definir as suas delegações de poderes e autoridade na tomada de decisões sobre questões operacionais, em relação às responsabilidades do comité de direção.

A Unidade de Apoio ao Projeto (UAP)

A UAP prestará apoio diário ao diretor nacional do projeto. As suas responsabilidades incluem:

• A articulação a todos os níveis entre a equipa do projeto, os potenciais utilizadores na administração aduaneira, outros ministérios, o setor privado, etc.
• Funções administrativas relacionadas com os recursos da administração aduaneira, orçamentos, relatórios, etc.

Recomenda-se que a UAP seja responsável pela função essencial de garantia da qualidade do projeto, com base nos contributos comerciais e técnicos da UNCTAD e da administração aduaneira, conforme necessário. Isto garante a integridade técnica do produto final e assegura que os resultados esperados do sistema respondam às necessidades funcionais dos utilizadores dentro dos prazos definidos.

UNCTAD

A UNCTAD participa no comité de direção, apoia o diretor nacional do projeto e é responsável pelos seus próprios resultados internos ou externos.

As funções gerais de planeamento, coordenação e acompanhamento da UNCTAD destinam-se a avaliar continuamente a integridade comercial e técnica, assegurando que as condições gerais de viabilidade e rentabilidade a longo prazo dos projetos sejam estabelecidas e mantidas.

A Equipa Técnica

A equipa técnica conceberá e implementará os componentes técnicos do sistema. Prestará apoio técnico global ao projeto e elaborará planos detalhados para a instalação do hardware em todos os locais. Ao mesmo tempo, preparará e fornecerá toda a documentação técnica e assegurará a formação adequada do pessoal operacional. A equipa será constituída por pessoal da UNCTAD e da administração aduaneira, com o apoio de parceiros locais sempre que necessário.

A Equipa de Desenvolvimento de Aplicações

A equipa de desenvolvimento de aplicações é responsável pelo desenvolvimento de todas as aplicações da administração aduaneira baseadas no núcleo do ASYCUDAWorld. Executará todas as tarefas relacionadas com o desenvolvimento de software adicional. Assegurará também a interface entre os sistemas aduaneiro e estatístico, bem como a produção das informações de gestão necessárias para a administração aduaneira. A equipa será constituída por pessoal da UNCTAD e da administração aduaneira.

A Equipa Funcional

A equipa funcional será constituída por pessoal da administração aduaneira e por um consultor aduaneiro da UNCTAD. A sua missão inicial será participar na reformulação dos procedimentos aduaneiros. A equipa será posteriormente responsável pela preparação dos manuais de utilização e dos materiais de formação. Será responsável pela conceção do programa de formação dos utilizadores e pela formação dos principais inspetores aduaneiros. Outras tarefas incluirão a preparação de dados de teste e a realização de testes de validação do sistema.

Desenvolvimento de Sistemas, Alterações e Melhorias

Na sequência de alterações às obrigações internacionais ou de dificuldades operacionais encontradas, podem surgir pedidos de melhoria ou alteração do sistema. Estes podem incluir alterações propostas ao sistema existente, a conceção de interfaces entre sistemas ou a integração de soluções de software alternativas para aplicações específicas.

Em estreita coordenação com a administração aduaneira, a UNCTAD implementará — durante o projeto-piloto ou antes da fase de implementação do sistema — todas as alterações aprovadas pelo comité de direção.

Planos de Trabalho e Ferramentas do Projeto

Um plano de trabalho detalhado será elaborado desde o início utilizando o Microsoft Project.* Esta ferramenta permitirá à equipa nacional planear eficazmente as tarefas, gerir os recursos e acompanhar de perto o desempenho do projeto. Irá gerar relatórios que permitirão à equipa analisar as consequências causadas por atrasos no fornecimento. Servirá também como um sistema de alerta precoce, minimizando os atrasos e derrapagens do projeto.

Transferência de Competências para a Administração Aduaneira na Gestão de Projetos

Desde o início da fase de planeamento do projeto, a participação ativa do pessoal da administração aduaneira é essencial para estabelecer objetivos realistas e alcançáveis. O pessoal aduaneiro familiarizar-se-á com o Microsoft Project através da sua utilização diária, em colaboração com os especialistas da UNCTAD. Estes últimos, juntamente com os parceiros do projeto, transferirão as competências e os conhecimentos necessários através da colaboração diária no local de trabalho.

* ou software semelhante.