Fase de Implementación

La implantación del sistema se realiza generalmente en dos fases:

• Una fase de facilitación del comercio durante la cual se armonizan los procedimientos, documentos y códigos aduaneros y se adapta el software a las necesidades del país
• Una fase de implementación durante la cual:
  1. Se instala el equipo necesario
  2. Se realizan ajustes relativos a la organización del trabajo, configuración técnica y mecanismos de intercambio de información
  3. UNCTAD organiza sesiones de capacitación para funcionarios de aduanas nacionales y la comunidad comercial local
  4. Se completan pruebas para garantizar el correcto funcionamiento del sistema
  5. Se implementa la versión probada

Asistencia Post-Instalación

Una vez que se ha instalado el sistema, la UNCTAD continúa ayudando con el mantenimiento del software y proporciona actualizaciones del sistema.

Gestión de Proyecto

General

Para asegurar que el proyecto alcance sus objetivos de manera eficiente, se requiere una estructura organizativa clara y dinámica. Se sigue el marco lógico de gestión adscrito a cada proyecto SIDUNEA, cuyos principios son:

• Liderazgo claro
• Delegación de autoridad bien definida
• Asignación de responsabilidades claramente determinadas
• Transparencia para todas las entidades involucradas
• Planificación y seguimiento coherentes
• Firme control

El departamento de aduanas tendrá el control general de la gestión del proyecto y, al mismo tiempo, presidirá un grupo directivo del proyecto. La Aduana nombrará un director nacional del proyecto responsable de la gestión diaria del proyecto. El director será asesorado y asistido por expertos de la UNCTAD.

Las actividades conducentes a la realización de etapas, hitos y objetivos del proyecto serán realizadas por los siguientes grupos de trabajo: el equipo técnico, el equipo de desarrollo de aplicaciones y el equipo de usuarios finales.

Las siguientes entidades realizarán las diferentes tareas y las respectivas responsabilidades se confirmarán al inicio de la operación.

Entidades Organizacionales

El grupo directivo

El grupo directivo generalmente incluye al Director General de Aduanas, el director nacional del proyecto, representantes de donantes y la UNCTAD. Los representantes de otros departamentos gubernamentales interesados en componentes específicos del proyecto, por ejemplo, los ministerios de finanzas, industria y comercio, y la oficina central de estadística pueden ser vinculados según sea necesario.

El mandato del grupo es:

• Proporcionar liderazgo general y dirección del proyecto
• Tomar decisiones estratégicas
• Proporcionar autoridad financiera
• Supervisar el progreso del proyecto a intervalos regulares
• Asegurar la coordinación de todas las partes involucradas

El director nacional de proyecto

El cargo de director nacional de proyectos es una responsabilidad de tiempo completo. El director es seleccionado del departamento de aduanas y designado por el Director General. Serán responsables de las decisiones operativas, el enlace institucional y la planificación estratégica. Asumirán la responsabilidad diaria de gestionar el proyecto en cada etapa. Será fundamental definir sus facultades delegadas y autoridad para la toma de decisiones sobre cuestiones operativas en relación con las del grupo de dirección.

La Unidad de Soporte al Proyecto (USP)

La USP brindará apoyo diario al director nacional del proyecto. Sus responsabilidades incluyen:

• Enlace a todos los niveles entre el equipo del proyecto, los usuarios finales en el departamento de aduanas, otros ministerios, sector privado, etc
• Funciones administrativas en relación con los recursos del departamento de aduanas, presupuestos, informes, etc

Se recomienda que la USP sea responsable de la función esencial de garantía de la calidad del proyecto, recurriendo a la UNCTAD y a los aportes comerciales y técnicos del departamento de aduanas, según sea necesario. Esto garantiza la integridad técnica del producto final y que los resultados del sistema satisfagan las necesidades funcionales y el cronograma de los usuarios.

UNCTAD

La UNCTAD participa en el grupo de dirección, proporciona información al director nacional del proyecto y es responsable de sus propios resultados (internos o externos).

Los servicios generales de planificación, coordinación y seguimiento de la UNCTAD tienen como objetivo evaluar continuamente la integridad comercial y técnica, asegurando que se establezcan y mantengan las condiciones generales para la viabilidad del proyecto y su rentabilidad a largo plazo.

El equipo técnico

Este equipo diseñará e implementará los componentes y/o elementos técnicos del sistema. Proporcionarán soporte técnico general para el proyecto y planes detallados de instalación de hardware para todos los sitios, además de preparar y proporcionar toda la documentación técnica y capacitación especial del personal oprativo. Dicho equipo estará compuesto por personal de UNCTAD y del departamento de aduanas, prestando asistencia cuando sea necesario.

El equipo de desarrollo de aplicaciones

Es el responsable del desarrollo de cualquier aplicación del departamento de aduanas basada en el nucleo central (core) de SIDUNEAWorld. Llevarán a cabo todas las tareas relacionadas con el desarrollo de software de aplicaciones adicionales. También garantizarán la interfaz entre los sistemas aduanero y estadístico y generarán los reportes de información de gestión requeridos por el departamento de aduanas. El equipo estará integrado por personal de la UNCTAD y del departamento de aduanas.

El equipo del usuarios finales

Este equipo incluirá personal del departamento de aduanas y un consultor funcional de UNCTAD. Su tarea inicial será participar en la reingeniería de los procesos aduaneros. Posteriormente, será responsable de preparar los manuales de usuario y el material de entrenamiento. De igual forma, deberán diseñar el programa de capacitación de los usuarios, así como formar a los instructores básicos de aduanas. Otras tareas incluirán la preparación de datos de prueba y la ejecución de los scripts de pruebas del sistema.

Desarrollo de sistema, cambios y mejoras

Como resultado de cambios en las obligaciones internacionales o dificultades operativas experimentadas, pueden surgir solicitudes de mejoras o cambios en el sistema. Estos pueden incluir modificaciones propuestas al sistema existente, la definición de interfaces del sistema o la integración de soluciones de software alternativas para aplicaciones particulares.

En estrecha coordinación con el departamento de aduanas, la UNCTAD implementará, ya sea durante el proyecto piloto o antes de la fase de implementación del sistema, todos los cambios aprobados por el grupo directivo.

Planes de trabajo y herramientas del proyecto

Se desarrollará un plan de trabajo detallado desde el principio utilizando Microsoft Project (u otra herramienta similar).

Esta herramienta permitirá al equipo nacional del proyecto programar tareas, administrar recursos y monitorear de cerca el desempeño del proyecto de manera eficiente. Generará informes que permitirán al equipo del proyecto analizar las consecuencias de las tareas retrasadas. Por lo tanto, también sirve como un sistema de alerta temprana que minimiza los sobrecostos del proyecto.

Transferencia de Habilidades de Gestión de Proyectos a la Aduana

Desde el comienzo de la etapa de planificación del proyecto, la participación activa del personal del departamento de aduanas es vital para establecer objetivos realistas y alcanzables. El personal de aduanas se familiarizará con la herramienta de control de proyecto seleccionada a través del uso diario de la misma, en cooperación con los expertos de la UNCTAD. Los expertos de UNCTAD, junto con los socios del proyecto, transferirán las habilidades y conocimientos necesarios como parte de la relación diaria de trabajo.